¿Que hacer para administrar mejor nuestro tiempo?

Persona con prisas para organizar su tiempo

Administración del tiempo

 

Nuestra vida no es sino un periodo de tiempo durante el cual podemos hacer cosas. Pero el número de cosas que podemos hacer es limitado, evidentemente no resulta posible hacer todo lo que desearíamos. Así pues, hay que decidir dedicar el tiempo que disponemos a hacer unas cosas y no a hacer otras. De la forma en que administremos nuestro tiempo dependerá lo que seamos capaces de hacer en nuestra vida.

El famoso dicho “ el tiempo es oro” refleja esta realidad, y nuestro lenguaje habitual no puede ser más expresivo en su consideración del tiempo como si fuera un valor económico, como si se tratara de dinero, pues como tal lo podemos gastar, aprovechar, perder, ganar, ahorrar, invertir…. pero parece que, también como sucede con el dinero frecuentemente andamos escasos, considerando que sería conveniente tener más horas por día, más días por año, más años por vida y , por qué no, más vidas.

 

Es cierto que esta sensación de agobio no es compartida por todas las personas, y quizá sea más bien un fenómeno que afecta a nuestra cultura actual.

Esta sensación de falta de tiempo es muy habitual entre nosotros y con frecuencia interfiere de forma importante en nuestra calidad de vida. Haríamos muchas cosas que nos parecen interesantes, trataríamos a muchas personas que nos atraen…!si tuviéramos tiempo!. Lo que suele quedar, tras este exclamación, es cierto regusto amargo o una sensación de malestar por no hacer todo lo que deseamos.

 

 

Con frecuencia se han señalado algunas condiciones o formas de actuar de las personas que suelen estar asociadas a una falta o mala administración del tiempo, entre ellas:

 

  • Precipitación.

 

  • Duda permanente entre alternativas.

 

  • Fatiga o apatía tras muchas horas de actividad que se evalúa como no productiva.

 

  • Incumplimiento constante de compromisos.

 

  • Sensación de vivir desbordado por las demandas.

 

  • Sensación de estar siempre obligado a hacer lo que no se desea.

 

¿Que puedo hacer para organizarme mejor?:

 

Una forma de organizar el tiempo, de administrarlo más adecuadamente, es establecer prioridades: decidir que es lo importante y dedicar el tiempo en primer lugar a conseguir esto, después algo menos importante y así sucesivamente mientras tengamos tiempo. El problema puede reducirse a un correcto establecimiento de prioridades o toma de decisiones.

Siempre hay tiempo, pero sólo para algunas cosas, en la mano de cada uno está el dedicarlo a lo que se considera más relevante. Lo importante, desde este punto de vista, no es cuánto tiempo paso o falta, sino si se han tomado las decisiones adecuadas sobre a qué dedicar el tiempo.

 

Tiempo= serie ilimitada de decisiones

Administrar el tiempo= establecer prioridades.

 

Esta regla pone en evidencia que sólo unas pocas actividades son importantes, y que la mayoría pueden ser sustituibles u obviadas. El resultado es alentador: podemos ganar tiempo dedicándonos exclusivamente a las cosas que realmente tienen valor y sólo atendiendo a cosas menos relevantes en el tiempo sobrante.

Los procedimientos dirigidos a la administración del tiempo siguen esta filosofía: organizarse el tiempo consiste en tomar decisiones sobre que tareas o sobre que actividades dedicarlo. Administrar el tiempo consiste en establecer de antemano la importancia que queremos dar a cada actividad y decidir en función de ésta el tiempo que la vamos a dedicar.

 

Conceptos Básicos:

  • Administrar el tiempo es decidir a qué se va a dedicar el disponible.

 

  • Esta decisión se ha de basar en la importancia o valor que se da a cada tarea o actividad.

 

  • La importancia o valor de cada actividad vendrá determinada por los objetivos a conseguir.

 

  • Se ha de establecer un orden de prioridad o una jerarquía de tareas, de acuerdo con la importancia de cada una.

 

  • De acuerdo con la prioridad otorgada a las tareas, debe establecerse la planificación de   actividades, en concreto la planificación horaria de cada día.

 

Pasos para administrar mejor nuestro tiempo

  • Hacer cada día una lista jerarquizada de las actividades que se quieren realizar ese día de forma realista yendo desde:
    • A: Prioritarias.(Corto plazo)
    • B: Menos importantes.(Medio Plazo)
    • C: Se pueden demorar a otro día.(Largo Plazo)
  • Evaluar el tiempo que tienen disponible ese día para realizarlas. De cuantas horas dispones.

 

  • Distribuir ese tiempo entre las actividades que se han apuntado. Calcular el tiempo que necesita dedicar a cada una de las tareas y comenzar con las prioritarias, ignorar las restantes hasta que no se hayan cumplido las prioritarias. Cuando se hayan cumplido las prioritarias se continúan con las menos importantes y sólo si sobra tiempo con las que se pueden demorar.

 

  • Finalmente es evaluar los resultados, ver eficacia en la consecución de los objetivos establecidos. Ver si de verdad hemos dedicado el tiempo a las actividades de nuestra lista y si hemos planificado o calculado bien el tiempo que estimábamos necesario para cada una de ellas.

 

Y si los resultados son inferiores a los esperados, será el momento de analizar las causas (si se registran cada día las actividades que se cumplen y las que no, será fácil analizar a qué se deben los fallos) y modificar el medio de forma que nos facilite actuar de acuerdo a nuestra planificación o calcular más tiempo para cada actividad o reducir el número de actividades que proponemos para cada día.

 

Es importante no hacer planificaciones horarios demasiado cerradas, sino dedicar parte de tiempo a posibles interrupciones o a descansar. Este tiempo de reserva nos permitirá atender a tareas o actividades inesperadas sin que se vean afectadas las prioritarias. El efecto tranquilizador que tiene el poder disponer de tiempo adicional por si sucede algo inesperado (que sin duda sucederá) es muy importante.

 

Resumen:

  • Haga lista con las actividades jerarquizadas y ordenadas según su importancia.
  • Establezca el tiempo disponible del que dispone ese día y distribúyelo entre las actividades a realizar.
  • Una vez cumplimentadas las actividades prioritarias sigue con las siguientes de las listas. Ignora los objetivos al final de la lista hasta que hayas realizado el resto.
  • Reserve periodos de tiempo para imprevistos y para descansar “periodos de descompresión”.
  • Determine también que actividades de las programadas dejarías de realizar si, al final, los imprevistos ocupan demasiado tiempo.
  • Aprende a decir NO
  • Fije como éxito la realización del un 80-85 por ciento en la planificación diseñada nunca el cien por cien, aunque puede realizarla.
  • Establezca premios o refuérzate por la realización de las tareas programadas (entre ellas las de planificar el día).

Técnicas Obligatorias para ganar tiempo:

 

  1. Aprender a decir “NO” a los objetivos no prioritarios.

 

  1. Ignorar los objetivos de las listas hasta completar los objetivos prioritarios.

 

  1. Incluir en el horario tiempo para imprevistos e interrupciones.

 

  1. Destinar momentos del día a descansar.

 

Técnicas opcionales para ganar tiempo:

  1. Llevar una lista de trabajos breves.
  2. Aprender a hacer dos cosas a la vez(tareas automáticas)
  3. Delegar en otro las tareas no prioritarias.
  4. Evitar lo que pueda distraer el realizar las tareas prioritarias,
  5. Reducir actividades no productivas.
  6. Contestar inmediatamente el correo,
  7. Levantarse media hora o una hora antes.
  8. Olvidar perfeccionismos: sólo hacer las cosas.
  9. Si se ve la TV hágalo de forma activa.

 

Tomando decisiones: Ayudas para vencer la indecisión:

 

  1. Tomar decisiones puede ser desagradable… ¿Cuánto costará no tomarlas?
  2. Examine las recompensas que tiene el no tomar decisiones, o elegir el camino más fácil.
  3. Responsabilícese de cada aplazamiento que haga.
  4. Decida ahora y señale la fecha en que realizará lo decidido.
  5. Utilice normas automáticas para decidir en situaciones poco importantes (der.-izq., el segundo,…)
  6. Aprenda de tareas fáciles( graduación y pasos en las tareas)
  7. Acabe las tareas

 

 

Santiago Cid Paz Psicólogo Clínico, orientación cognitivo-conductual. Licenciado en la Universidad Pontifica de Salamanca con Master en Psicología Clínica y de la Salud en la Universidad Complutense de Madrid. Experto en EMDR nivel I por la Asociación Española EMDR. Especialista en tratamientos de ansiedad.

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